ຄູ່ມືການຈັດເກັບເອກະສານທີ່ບໍ່ໃຊ້ຄາບອນ: ສຳລັບມືອາຊີບ

ເຖິງແມ່ນວ່າເຈ້ຍສຳເນົາທີ່ບໍ່ຕ້ອງໃຊ້ຄາບອນທີ່ມີຄຸນນະພາບສູງຈະຖືກຮັກສາໄວ້ຢ່າງດີ, ມັນກໍຍັງອາດຈະເກີດບັນຫາຄຸນນະພາບຕ່າງໆເຊັ່ນ: ການພັດທະນາສີອັດຕະໂນມັດທີ່ບໍ່ຕ້ອງການ, ການຈາງລົງຂອງຕົວອັກສອນທີ່ຂຽນດ້ວຍມືຢ່າງຊັ້ນຕໍ່, ເຈ້ຍເຫຼືອງແລະເຈ້ຍເປື່ອຍຫັກ. ອຸນຫະພູມທີ່ບໍ່ເໝາະສົມ, ຄວາມຊື້ນ, ຄວາມກົດດັນຈາກພາຍນອກ ຫຼື ມືອນເຄມີທີ່ປົນເປືືອນເຂົ້າໄປກໍສາມາດເປັນສາເຫດໃຫ້ເກີດບັນຫາທີ່ບໍ່ຕ້ອງການເຫຼົ່ານີ້, ເຊິ່ງຈະເຮັດໃຫ້ບົດບັນທຶກ ແລະ ຮູບແບບທີ່ພິມອອກຂອງທ່ານເສຍຫາຍທັນທີ. ການຈັດເກັບຢ່າງວິທະຍາສາດ ແລະ ມາດຕະຖານຈະຊ່ວຍຍືດອາຍຸການໃຊ້ງານຂອງເຈ້ຍໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ, ຮັບປະກັນການປະຕິກິລິຍາສີທີ່ສະຖຽນ, ຮັກສາຕົວອັກສອນທີ່ສຳເນົາໄດ້ໃຫ້ຊັດເຈນ ແລະ ອ່ານໄດ້ດີ, ແລະ ຮັກສາຄວາມຖືກຕ້ອງໃນໄລຍະຍາວຂອງເອກະສານທຸລະກິດທີ່ສຳຄັນຂອງທ່ານ. ຄູ່ມືການຈັດເກັບຢ່າງມາດຕະຖານທັງໝົດໄດ້ລາຍການດັ່ງນີ້:

ຄວາມຊຸ່ມແມ່ນປັດໄຈທີ່ສຳຄັນທີ່ສຸດທີ່ສົ່ງຜົນຕໍ່ຄຸນນະພາບຂອງ ເຈົ້າຕອນໂດຍບໍ່ມີຄາໂບນ . ມັນຈຳເປັນຕ້ອງເກັບໄວ້ໃນ ສະຖານທີ່ທີ່ແຫ້ງ, ມີລົມຜ່ານດີ ແລະ ເຢັນ , ການຫຼີກເວັ້ນຄວາມຊື້ນທີ່ຍາວນານ, ຝົນຕົກ ແລະ ນ້ຳຈື່ມ. ຄວາມຊື້ນໃນການເກັບຮັກສາທີ່ເໝາະສົມແມ່ນຢູ່ທີ່ 40%-60%, ແລະ ອຸນຫະພູມແວດລ້ອມຄວນຮັກສາໄວ້ທີ່ 18-25℃. ຄວາມຊື້ນທີ່ສູງເກີນໄປຈະເຮັດໃຫ້ຊັ້ນຫຸ້ມເຈື້ອຂອງເຈື້ອເອົານ້ຳໄປ ແລະ ເຮັດໃຫ້ເກີດການພັດທະນາສີອັດຕະໂນມັດ, ສົ່ງຜົນໃຫ້ເຈື້ອຫວ່າງເປົ່າບໍ່ສາມາດໃຊ້ງານໄດ້; ສະພາບແວດລ້ອມທີ່ແຫ້ງເກີນໄປຈະເຮັດໃຫ້ເຈື້ອເປື່ອຍງ່າຍ ແລະ ງ່າຍຕໍ່ການແຕກຫັກ. ນອກຈາກນີ້, ຕ້ອງຫຼີກເວັ້ນການສະແດງຕໍ່ແສງຕາເວັນໂດຍກົງ ແລະ ການສະແດງຕໍ່ແສງທີ່ເຂັ້ມຂົ້ນເປັນເວລາດົນ, ເພື່ອປ້ອງກັນການຈາງຂອງຕົວໜັງສື ແລະ ການເຖົ້າຂອງເຈື້ອທີ່ເຮັດໃຫ້ເຈື້ອເຫຼືອງ.

ເຈ້າຫນ້າທີ່ສຳເນົາໂດຍບໍ່ໃຊ້ຄາບອນແມ່ນມີຄວາມໄວຕໍ່ຄວາມກົດ. ການເກັບຮັກສາຢ່າງຖືກຕ້ອງແມ່ນສຳຄັນຫຼາຍເພື່ອຮັກສາປະສິດທິພາບການສຳເນົາຂອງມັນ. ໃນເວລາເກັບຮັກສາ, ມັນຈະຕ້ອງຖືກວາງແບບເລີຍງ່າຍ ແລະ ຈັດເປັນຊັ້ນຢ່າງເປັນລະບົບ ໂດຍມີຄວາມສູງຂອງຊັ້ນທີ່ເໝາະສົມ. ການກົດທີ່ເກີດຈາກຊັ້ນເທິງທີ່ຫຼາຍເກີນໄປຈະຕ້ອງຫ້າມຢ່າງເດັດຂາດ. ການຈັດເປັນຊັ້ນທີ່ຫຼາຍເກີນໄປເປັນເວລາດົນນານອາດເຮັດໃຫ້ຖົງຈຸລັງນ້ອຍໆທີ່ຢູ່ໃນເຈ້າຫນ້າທີ່ເກີດການແຕກກ່ອນເວລາ, ສົ່ງຜົນໃຫ້ເກີດສີຂຶ້ນຢ່າງບໍ່ຕັ້ງໃຈ ແລະ ບໍ່ເປັນລະບົບ, ເຊິ່ງຈະເຮັດໃຫ້ປະສິດທິພາບການພິມປົກກະຕິເສຍຫາຍ. ນອກຈາກນີ້, ການພັບ, ການບີບ ຫຼື ການງໍ່ຂອງເຈ້າຫນ້າທີ່ແມ່ນຫ້າມຢ່າງເດັດຂາດ. ຈະຕ້ອງຮັກສາເຈ້າຫນ້າທີ່ໃຫ້ຢູ່ໃນສະພາບເລີຍງ່າຍ ແລະ ຮຽບຮ້ອຍເสมີ. ພວກເຮົາແນະນຳໃຫ້ເກັບຮັກສາຜະລິດຕະພັນນີ້ໃສ່ຊັ້ນໄມ້ ຫຼື ຊັ້ນເຫຼັກທີ່ແຫ້ງ. ຄວນຫຼີກເວັ້ນການສຳຜັດໂດຍກົງກັບພື້ນ ແລະ ຜະນັງເພື່ອປ້ອງກັນການດູດຊຶມຄວາມຊື້ນ, ການເກີດເຫັດເຫຼືອງ ແລະ ການເສື່ອມຄຸນນະພາບທີ່ບໍ່ສາມາດຟື້ນຟູຄືນໄດ້.

ໃນຂະນະທີ່ເກັບຮັກສາ ກະດານຄັດລອກບໍ່ມີຝຸ່ນຕ້ອງຖືກແຍກອອກຈາກສານເຄມີຕ່າງໆ ລວມທັງກົດ ດ່າງ ຕົວທາລະລາຍ ນ້ຳມັນລະເຫີຍໄດ້ງ່າຍ ແລະ ນ້ຳຢາດີເຊັນເທີບ ສານເຄມີອັນຕະລາຍເຫຼົ່ານີ້ສາມາດເຮັດໃຫ້ເກີດປະຕິກິລິຍາເຄມີໄດ້ງ່າຍກັບຊັ້ນຝາງພິເສດຂອງກະດານຄັດລອກບໍ່ມີຝຸ່ນ ປະຕິກິລິຍາເຫຼົ່ານີ້ຈະເຮັດໃຫ້ເກີດຕົວອັກສອນຈາງລົງ ກະດານປ່ຽນສີ ແລະ ການຂາດເຂີນຂອງຊັ້ນຝາງຢ່າງຖາວອນ ທີ່ທຳລາຍຜົນກະທົບການຄັດລອກຂອງກະດານໂດຍກົງ ແລະ ທຳໃຫ້ເອກະສານທາງທຸລະກິດບໍ່ສາມາດໃຊ້ງານໄດ້ ນອກຈາກນີ້ ຫ້າມເກັບຮັກສາກະດານຄັດລອກບໍ່ມີຝຸ່ນຮ່ວມກັບສິນຄ້າຊື້ນ ວັດສະດຸກັດກ່ອນ ຫຼື ສິ່ງຂອງໃຊ້ສອຍຕ່າງໆ ມັນສຳຄັນທີ່ຈະຈັດຫາບ່ອນເກັບຮັກສາທີ່ເປັນເອກະລາດ ສະອາດ ແລະ ເພື່ອຈຸດປະສົງນີ້ເທົ່ານັ້ນເພື່ອປົກປ້ອງປະສິດທິພາບການຄັດລອກດັ້ງເດີມຂອງກະດານ

ແນະນຳໃຫ້ຈັດເກັບຮັກສາຕາມລະດັບຕາມຂໍ້ກຳນົດຂອງເຈ້າທີ່ຄັດລອກບໍ່ຕ້ອງໃຊ້ຄາເຟີນ, ຮູບແບບ ແລະ ຊຸດການຜະລິດ. ຄວນຕິດປ້າຍຈັດປະເພດທີ່ຊັດເຈນໄວ້ເທິງແຕ່ລະກອງເພື່ອໃຫ້ສາມາດຄົ້ນຫາໄດ້ຢ່າງວ່ອງໄວ ແລະ ຈັດການສິນຄ້າໃນສາງຢ່າງມີປະສິດທິພາບ. ປ້າຍດັ່ງກ່າວຕ້ອງປະກອບດ້ວຍຂໍ້ມູນທັງໝົດ ເຊັ່ນ: ລະຫັດສິນຄ້າ, ເລກທີ່ຊຸດການຜະລິດ, ວັນທີ່ຜະລິດ ແລະ ຂໍ້ເຕືອນກ່ຽວກັບອາຍຸການເກັບຮັກສາ ເພື່ອຊ່ວຍໃຫ້ພະນັກງານສາງສາມາດແຍກສິນຄ້າຕ່າງໆ ໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍ ແລະ ປ້ອງກັນຄວາມຜິດພາດຈາກການປະປົນກັນຂອງຊຸດການຜະລິດ. ສຳລັບມ້ວນ ຫຼື ແຜ່ນເຈ້າທີ່ຄັດລອກບໍ່ຕ້ອງໃຊ້ຄາເຟີນທີ່ຖືກເປີດອອກແລ້ວ ຄວນປິດຝາກເດີມຄືນທັນທີເພື່ອກັ້ນຄວາມຊື້ນ ແລະ ຝຸ່ນຈາກອາກາດແວດລ້ອມ ແລະ ປ້ອງກັນການສຳຜັດກັບອາກາດເປີດເປີງເປັນເວລາດົນ. ຖ້າຟີມຫໍ່ທີ່ເສຍຫາຍແລ້ວບໍ່ສາມາດປິດໃຫ້ເຂົ້າຕົວໄດ້ຢ່າງສົມບູນ ຄວນປ່ຽນເປັນວັດສະດຸຫໍ່ທີ່ກັ້ນຄວາມຊື້ນໃໝ່. ພວກເຮົາຍັງແນະນຳໃຫ້ນຳໃຊ້ຫຼັກການ “ເຂົ້າກ່ອນ-ອອກກ່ອນ” (FIFO) ໃນການຈັດການສິນຄ້າຢ່າງເຄັ່ງຄັດ. ສິ່ງນີ້ຈະຊ່ວຍຫຼີກເວັ້ນການເກັບສິນຄ້າຈຳນວນຫຼາຍໄວ້ເປັນເວລາດົນ ເຊິ່ງອາດເຮັດໃຫ້ຄຸນສົມບັດການສະແດງສີເສື່ອມຄຸນນະພາບລົງ ແລະ ສົ່ງຜົນຕໍ່ຄຸນນະພາບການຄັດລອກ. ຄວນຈັດຕັ້ງການກວດສອບການປ່ຽນແປງສິນຄ້າຢ່າງເປັນປະຈຳເພື່ອຕິດຕາມເວລາທີ່ເກັບຮັກສາ ແລະ ນຳເອົາສິນຄ້າທີ່ໝົດອາຍຸການເກັບຮັກສາອອກຈາກສາງກ່ອນເວລາ.

ຫ້າມເກັບຮັກສາເຈ້ຍທີ່ບໍ່ຕ້ອງໃຊ້ຄາບິນເພື່ອຖ່າຍຂໍ້ມູນ (carbonless copy paper) ໃນສະຖານທີ່ທີ່ມີອຸນຫະພູມສູງ ລວມທັງບໍລິເວນທີ່ຢູ່ໃກ້ກັບອຸປະກອນໃຫ້ຄວາມຮ້ອນ ຊ່ອງລະບາຍອາກາດຂອງເຄື່ອງປັບອາກາດ ແລະ ວຽກງານທີ່ມີອຸນຫະພູມສູງ. ຄວນຫຼີກເວັ້ນການສຳຜັດກັບຄວາມຮ້ອນໂດຍກົງດ້ວຍ. ຄວນຮັກສາອຸນຫະພູມຂອງບ່ອນເກັບຮັກສາໃຫ້ຄົງທີ່ ແລະ ຫຼີກເວັ້ນການສຳຜັດກັບແສງຕາເວັນທີ່ສີ່ງຜ່ານເຂົ້າມາຈາກເປີດເຕີມ. ອຸນຫະພູມສູງຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງຈະເຮັດໃຫ້ການເກົ່າຂອງຖົງຈຸລັງນ້ອຍໆ (microcapsules) ພາຍໃນເຈ້ຍເລີງໄວຂຶ້ນຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ. ສິ່ງນີ້ຈະຫຼຸດທັດຄວາມໄວ້ວາງໃນການສະແດງສີ, ທຳໃຫ້ຕົວອັກສອນທີ່ຂຽນດ້ວຍມືເບົາແລະເບິ່ງບໍ່ຊັດເຈນ, ແລະ ບຸບບີ່ປະສິດທິພາບການໃຊ້ງານທັງໝົດ ແລະ ອາຍຸການເກັບຮັກສາເອກະສານທີ່ພິມອອກເປັນທາງທຸລະກິດຂອງທ່ານໃນໄລຍະຍາວ. ອຸນຫະພູມທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນຢ່າງໄວວາງເປັນເວລາສັ້ນໆ ກໍອາດເຮັດໃຫ້ຖົງຈຸລັງນ້ອຍໆແຕກກ່ອນເວລາອັນຄວນ ເຮັດໃຫ້ເກີດຄວາມເປື່ອນສີ ຫຼື ມື່ນທີ່ບໍ່ຕ້ອງການ ແລະ ສີເຫຼື້ອມທີ່ບໍ່ເຫມາະສົມໃນເຈ້ຍກ່ອນທີ່ຈະນຳໄປໃຊ້ງານ.

ເປັນວັດສະດຸໃຊ້ສິ້ນເປື່ອຍທີ່ຈຳເປັນໃນການດຳເນີນທຸລະກິດ ແລະ ການຈັດເກັບເອກະສານຂອງບໍລິສັດ, ຄຸນນະພາບ ແລະ ການເກັບຮັກສາ ການຈັດການເອກະສານທີ່ບໍ່ຕ້ອງໃຊ້ຄາບອນ ບໍ່ຄວນຖືກລືມ. ການເລືອກຜູ້ຜະລິດເອກະສານທີ່ບໍ່ຕ້ອງໃຊ້ຄາບິນ (carbonless copy paper) ທີ່ມີຄຸນນະພາບດີ, ມີຄວາມເຂັ້ມແຂງ ແລະ ສາມາດປັບແຕ່ງຕາມຄວາມຕ້ອງການເປັນສິ່ງຈຳເປັນເພື່ອຮັບປະກັນຄຸນນະພາບຂອງຜະລິດຕະພັນ, ແລະ ການຈັດການການເກັບຮັກສາປະຈຳວັນຢ່າງມາດຕະຖານແມ່ນເປັນປັດໄຈສຳຄັນທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ເອກະສານທີ່ບໍ່ຕ້ອງໃຊ້ຄາບິນ (carbonless copy paper) ສາມາດເຮັດວຽກໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ ແລະ ຍືດອາຍຸການໃຊ້ງານໃຫ້ຍາວຂຶ້ນ.

ບໍລິສັດຄວນຈັດຕັ້ງເຄືອຂ່າຍການຈັດຊື້ ແລະ ການຈັດເກັບຮັກສາທີ່ມີມາດຕະຖານ, ເລືອກເອກະສານຕົ້ນຕຳຫຼວດທີ່ມີຄຸນນະພາບສູງ, ແລະ ຮ່ວມມືກັບຜູ້ຜະລິດທີ່ເຊື່ອຖືໄດ້ເພື່ອຮັບປະກັນການສະໜອງທີ່ຄົງທີ່ໃນໄລຍະຍາວ. ວິທີນີ້ຈະຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນຕົ້ນທຶນການໃຊ້ວັດຖຸສິ້ນเปลື່ອງໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິຜົນ, ຫຼີກເວັ້ນຄວາມສ່ຽງທີ່ເອກະສານຈະບໍ່ຖືກຕ້ອງ, ແລະ ປັບປຸງປະສິດທິພາບໃນການຈັດການເອກະສານທີ່ໃຊ້ໃນການເຮັດວຽກ ແລະ ທຸລະກິດຂອງບໍລິສັດ.